Niejedna firma w naszym państwie posiada bardzo dużo dokumentów – co zrobić, gdy nie są już potrzebne? I co z innymi podmiotami?

Kiedy ktoś powołuje do życia w RP firmę, nie zawsze wie, jak mnóstwo różnorakich ”papierów” będzie musiał zbierać i magazynować. Zaczynając od przeróżnych pism pism z urzedów, pozwoleń, faktur, aż po akta pracowników i korespondencję. W jakimś miejscu należy je trzymać. A kiedy nie są już potrzebne? Niszczenie dokumentów nie jest wcale tak łatwą sprawą.

szafka na dokumenty
Autor: Timm Suess
Źródło: http://www.flickr.com
Przede wszystkim trzeba oddzielić te, które są archiwalne i nadal użyteczne, od tych niepotrzebnych. Później pamiętać o tym, że niszczenie dokumentów musi odywać się w dany sposób. Nie można ich najzwyczajniej w świecie złożyć i dać na śmietnik. Muszą być właściwie pocięte, tak, by nie możliwości odczytania z nich żadnych informacji – to niezwykle ważne przy tzw. danych wrażliwych. Ciekawym rozwiązaniem na oddanie dokumentacji, która nie zawiera tak istotnych informacji jest recykling dokumentów. Okazuje się, iż to nic niezwykłego, nie wymaga wiele zachodu, a zbędny papier może być ponownie przetwarzany.

Źródło artykułu: Destroy & Recycling - profesjonalne niszczenie dokumentów

Ponadto – dana firma nie musi być za to odpowiedzialna sama! Dziś w Polsce istnieje kilka firm, które recykling dokumentów mają w swojej ofercie. Zazwyczaj wygląda to tak, iż firma przywozi do określonego zakładu swoje zaplombowane kartony i umiejscawia je w ważnych punktach biura (bardzo dobrym miejscem częstokroć jest pomieszczenie z kserokopiarką). Zatrudnione w firmie osoby mogą do nich wkładać niepotrzebny, zużyty papier. Gdy pudła się wypełniają, firma zajmująca się recyklingiem zabiera je z biura. Co istotne – później niszczy (ciekawostka – można zażyczyć sobie, by ten proces został nagrany!), a zlecający dostaje certyfikat. Nieco odmienna sprawa ma się z zakładami państwowymi i placówkami oświaty.

Zobacz również: brakowanie dokumentów w firmie Destroy



One muszą przede wszystkim robić brakowanie dokumentów. O co w tym wszystkim chodzi? Należy oddzielić papiery, nie będące już ważne czasowo (przykładowo – arkusze z ocenami). Zazwyczaj brakowanie dokumentów powinno być przeprowadzane raz do roku, bywa jednakże, że robi się to rzadziej (na ogół dotyczy do jednakże małych archiwów). Bardzo istotną informacją w powyższym zagadnieniu jest to, iż, by takie dokumenty zniszczyć, zgodę musi najpierw wyrazić dyrekcja danej placówki.